Allergies et restrictions alimentaires : conseils pour organisateurs d’événements

M. Beauchamp recommande aux organisateurs de s’asseoir avec leur traiteur dès qu’un projet d’événement s’enclenche afin d’échanger sur l’historique de leur congrès ou rencontre, de lister les allergies qui étaient présentes, les problèmes survenus ainsi que les solutions qui ont été mises en place. « Les organisateurs d’événements devraient transmettre ces importantes données sur le passé d’un événement au traiteur responsable, car il s’agit d’informations cruciales pour lui. Car, souvent, ce sont les mêmes participants qui sont présents à un événement année après année. Savoir dans le détail ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné – et avec qui – peut faciliter la planification des repas de votre événement. »

Les allergies et restrictions alimentaires ne peuvent être considérées à la dernière minute, explique M. Beauchamp. Les traiteurs et les organisateurs ont un but commun : satisfaire les participants et veiller à leur sécurité. Les personnes allergiques n’ont pas de deuxième chance avec la nourriture qu’ils ingèrent.

Un autre point à considérer est le fait que les allergies et restrictions alimentaires peuvent limiter le nombre d’options pour les repas, les cocktails dînatoires et même les petits déjeuners. « À titre de traiteur partenaire, nous nous préoccupons toujours d’offrir des expériences gastronomiques remarquables aux participants. Les organisateurs d’événements ont toutefois besoin de réaliser que certaines de leurs attentes ne pourront être satisfaites pour la simple et bonne raison qu’il faut parfois prioriser la sécurité des participants. » Un exemple? Vous souhaitez peut-être offrir un splendide buffet de fruits de mer parce que cela s’intégrerait particulièrement bien à votre thématique, mais si plusieurs de vos participants sont allergiques aux fruits de mer, vous devrez repenser votre menu.

Sensibiliser les participants

La plupart des participants qui ont des allergies ou des restrictions alimentaires connaissent très bien les conséquences de ce qu’ils consomment. Mais c’est toujours une bonne idée de sensibiliser les participants par rapport à leur honnêteté sur leurs allergies ou besoins alimentaires.

« La dernière chose que nous voulons, c’est qu’une personne néglige de nous informer de son allergie aux arachides par exemple, en pensant qu’elle pourra s’occuper de sa réaction allergique avec des médicaments, dit M. Beauchamp. Certains peuvent contrôler leurs allergies eux-mêmes, mais il serait préférable qu’ils soient prévoyants afin que nous puissions adapter nos plats en conséquence. » Cela inclut aussi d’inviter les participants à résister à la tentation « de goûter juste une petite bouchée » du plat d’un de leurs collègues.

Tous les sites d’événements ont des stratégies claires et des plans d’action en place pour réagir aux situations d’allergies alimentaires. De plus, les fournisseurs d’aliments, le maître d’hôtel et les serveurs sont bien formés et savent quoi faire si un cas d’allergie se présente. Par ailleurs, M. Beauchamp suggère aussi de rappeler aux participants leur responsabilité d’informer au préalable les organisateurs au sujet de leurs allergies ou restrictions alimentaires, et de respecter les règles prévues pour les repas. Par exemple, si, comme organisateur d’événements, vous avez réservé certaines tables pour les personnes ayant des allergies ou des besoins alimentaires particuliers, ces mêmes personnes devraient respecter les tables qui leur ont été assignées.

« Bien sûr, pendant une soirée de détente, les gens n’ont pas toujours envie de se rendre à la table qui leur a été assignée, mais s’ils s’assoient ailleurs deux problèmes peuvent survenir :

1) une personne peut se faire servir un plat contenant son aliment allergène

2) certaines allergies sont si sévères que la personne ne peut même pas être à proximité de l’aliment auquel elle est allergique. » En fin de compte, c’est vraiment la personne allergique qui est réellement responsable de sa santé.

« La même chose s’applique aux besoins diététiques, indique M. Beauchamp. Un végétalien strict ne voudra pas manger une soupe préparée à base de bouillon de viande. Lorsque les participants comprennent pourquoi les organisateurs mettent autant d’attention à leur stratégie de repas pris sur les lieux d’un événement, ils coopèrent plus facilement afin que tout puisse se dérouler harmonieusement – et en toute sécurité. » 

Ayez une stratégie détaillée

Un mot sur la stratégie des repas servis sur le site de l’événement. Les organisateurs et les traiteurs tentent d’uniformiser les repas autant qu’ils peuvent afin de contrôler les coûts et les problèmes potentiels, mais il est important de tenir compte aussi de la façon dont le repas sera réellement présenté.

Par exemple, certains organisateurs d’événements préfèrent ne pas demander aux participants allergiques de porter un signe visible afin que ceux-ci ne se sentent pas à part. « Mais en choisissant d’être trop discret, vous risquez de voir un serveur pressé offrir la mauvaise assiette à un participant, puisqu’il ne disposera d’aucun indice visuel pour l’alerter. Assigner des tables est une bonne approche et nous encourageons nos clients à l’appliquer. Les bracelets colorés ou une quelconque forme d’identification sont d’autres bonnes idées pour indiquer qui a un besoin alimentaire précis, conseille M. Beauchamp. » 

Vous devez aussi penser au temps de service et à l’horaire du programme en général, ajoute M. Beauchamp. Plus vous aurez de temps pour bien identifier les participants qui ont des allergies ou des restrictions alimentaires et plus vous offrirez de temps aux serveurs pour répondre aux questions supplémentaires et les vérifier avec le chef, mieux se déroulera votre repas, dans la détente et la sécurité.

Finalement, assurez-vous de comparer le nombre de participants et leurs allergies ou restrictions alimentaires avec le nombre de repas réellement servis. « Les écarts peuvent être surprenants. Imaginez que vous ayez servi plus de mets à base de blé et moins de mets sans gluten que prévu. Cela signifierait que quelque chose n’a pas fonctionné. » Même si cela ne se transforme pas nécessairement en une situation dramatique, vous pouvez quand même être proactif : tenter de trouver qui a mangé le mauvais plat tout comme améliorer votre plan pour un futur événement.

Comme l’a indiqué M. Beauchamp, il n’y a pas de recette miracle (permettez-nous le jeu de mots!) pour gérer la multitude d’allergies et de restrictions alimentaires qui peuvent avoir une sérieuse incidence sur un repas lors d’un congrès ou d’une rencontre. « Ce qui importe, par-dessus tout, c’est que les participants, les organisateurs d’événements et les traiteurs travaillent main dans la main pour la sécurité de tous. Personne ne peut être infaillible à 100 %, conclut M. Beauchamp. »