Comment organiser un événement hybride avec succès

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Lorsque la COVID-19 a frappé dans nombre de pays dans le monde, les planificateurs d’événements ont réagi rapidement, soit en repoussant les événements à plus tard dans l’année, soit en les reportant à 2021.

D’autres ont saisi le taureau par les cornes et, dans un élan de créativité impressionnant, ont choisi de transformer leur congrès en événement hybride, c’est-à-dire qui conjugue des composantes d’événements traditionnels à la technologie. L’événement hybride crée une toute nouvelle expérience pour les participants au moyen de formats de conférence inédits et d’une méthode de diffusion innovante.

Trucs pour réussir un événement hybride

Tenir compte des fuseaux horaires des participants

M. Pierre Bolduc, directeur chez Conférium, a expliqué que, pour soutenir l’intérêt de chacun, il serait difficile de prévoir un horaire durant 7 à 8 heures par jour. « Il est préférable d'opter pour des présentations et des ateliers d’une demi-journée chacun, en prévoyant des pauses », explique-t-il. « Comme le contenu est morcelé en portions plus “digestibles” pour une participation en ligne, il a été plus facile de soutenir l’intérêt et l’énergie des congressistes. »

La technologie au premier plan

L’animation d’un événement hybride pour des participants disséminés aux quatre coins du globe représente un défi de taille quand il s’agit de tenir compte de l'accès à Internet, du rendement de la technologie et de l'aisance des participants et des conférenciers vis-à-vis de ces outils.

L’équipe de Conférium propose des services de haute technologie clés en main pour les organisateurs d’événements, notamment par le biais d’une plateforme permettant la soumission de résumés scientifiques, la gestion des nouvelles inscriptions en ligne et la mise en place de salles de conférence virtuelles. De plus, les conférenciers peuvent enregistrer leurs présentations à l’avance et obtenir des conseils des experts de Conférium pour réaliser des vidéos impeccables. L’équipe peut également veiller à ce que tous les participants et conférenciers aient accès à une connexion Internet haute performance fiable, et que tous comprennent bien les outils technologiques mis à leur disposition.

« Des pépins surviendront toujours, mais si votre plan prévoit des solutions en cas de défaut de la technologie, comme l’envoi d’enregistrements, par exemple, la plupart des délégués seront très compréhensifs. »

Collaborer avec des professionnels pour assurer une participation soutenue

Il est préférable d'embaucher des animateurs et des maîtres de cérémonie professionnels pour susciter plus d'engagement de la part des congressistes et participants.

« Nous avons opté pour une animation dans le style “talk-show télévisé”, ce qui aide à respecter l'échéancier et le cadre de la programmation. Je crois que cette structure contribue grandement à la participation active des congressistes », affirme Karina Lehoux, présidente de l’entreprise Eklosion, spécialisée en animation d’événements. Mme Lehoux et son équipe peuvent même travailler depuis un petit studio mobile pour coordonner la présentation de chaque conférence et activité de réseautage, de même que pour assurer une transition sans heurts d’un microévénement à l’autre.

Créer une expérience immersive pour les participants

Même si les congressistes prennent part à un événement hybride depuis le confort de leur demeure, on peut leur faire découvrir la ville hôtesse à l'aide d’images thématiques et de vidéos sur sur la destination dans chaque salle virtuelle.

Des pauses « culturelles » et thématiques, des images et vidéos permettent aux participants de se sentir comme s'ils étaient réellement en visite dans la ville. Pensez aussi à intégrer musique et art à votre événement. Vous pouvez faire produire un oeuvre par un artiste de la destination et ensuite l'envoyer aux participants pour impression en guise de souvenir.

Intégrer des activités de réseautage et de bien-être

Même si les participants sont à distance, les planificateurs d’événements doivent toujours envisager de nouveaux moyens pour favoriser la collaboration et la création de liens bien réels.

« Des tables rondes et des séances de réseautage se tenant tôt le matin et à midi peuvent compenser le manque d’interaction humaine », explique M. Bolduc.

Des séances de yoga et d’étirement, des concours durant lesquels les participants sont appelés à répondre à des questions sur leur champ d’expertise, et des banquets virtuels sont aussi à considérer. Un gala virtuel peuvent aussi inciter les participants à revêtir leur tenue de soirée, partager un verre et même écouter de la musique en direct.  

La planification d’un événement hybride qui rayonne malgré les restrictions actuelles nécessite une attitude avant-gardiste. Cette réussite prouve que, lorsque l’on sait exploiter la puissance des technologies pour assurer une logistique et un contenu axé sur les participants, il est possible d’organiser un événement hybride informatif, valorisant et inspirant.

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