8 astuces pour choisir la ville de votre prochain congrès

Tout découle des objectifs de votre événement. Par exemple, pour la tenue de certaines activités, est-ce qu’il serait préférable que votre congrès se tienne tout près d’un commanditaire important ou d’un leader de votre secteur? Votre programme sera-t-il très chargé, offrira-t-il un peu ou beaucoup de temps libre pour des activités hors programme ou les visites touristiques? Devrez-vous garder vos participants sur place pour des ateliers ou du réseautage? Vous poser ce genre de questions va vous aider à déterminer, dès le départ, si vous avez besoin d’une destination particulière et si les options de divertissement et de tourisme sont importantes.

Définissez clairement votre persona

Portez une attention particulière aux goûts et préférences de vos participants. Les critères pour planifier un événement pour des représentants en vente seront très différents de ceux entourant un colloque scientifique. Qu’est-ce qui compte le plus pour vos participants : les bons restaurants, la culture, l’histoire, les sorties, le sport? Aiment-ils la vie urbaine ou sont-ils plutôt adeptes de la nature? Vous voulez le savoir, car la dernière chose que vous souhaitez c’est bien de placer un groupe d’amoureux de plein air dans un environnement urbain qui ne leur permettra pas d’admirer autre chose que le béton et les tapis du site de votre congrès!

Budgétez, bien sûr!

Vous devez considérer les sommes dont vous disposez, et avec raison d’ailleurs. Toutefois, il est primordial de considérer plus que le coût du site et des chambres d’hôtel au moment d’effectuer votre choix. Pour évaluer avec justesse si le prix d’un site est abordable, vous devez faire un peu de travail de terrain autour de votre destination, c’est-à-dire vérifier le coût moyen du transport terrestre, la restauration, les lois touchant le travail, etc. En recevant les propositions des centres de congrès, d’hôtels ou d’autres sites d’accueil, n’oubliez pas non plus de lire les petits caractères et assurez-vous de bien comprendre tout ce que la proposition inclut et n’inclut pas. Les contrats sont remplis de petits détails complexes qui font qu’à la fin vous vous retrouvez à payer pour des choses que vous auriez très bien pu négocier au départ.

Et rappelez-vous d’explorer autre chose que les grandes métropoles! Plusieurs villes de plus petite envergure offrent des expériences uniques, des sites, de l’hébergement et de la restauration de niveau international pour la moitié du prix habituel offert dans les grands centres.

Ne sous-estimez pas la valeur de la proximité

La clé de l’emplacement d’un événement, eh bien, c’est… l’emplacement! La ville hôte pressentie est-elle facile d’accès, en temps de déplacement, par avion ou par les grandes artères? Les activités de divertissement et de tourisme peuvent-elles se tenir à proximité du site de l’événement ou des hôtels? Les déplacements à pied sont-ils faciles? Vous ne voulez certainement pas que vos participants perdent un temps fou à se déplacer vers des secteurs éloignés du vôtre et à en revenir.

Organisez-vous un gros événement? Est-ce que la ville hôte a la capacité de a) recevoir un grand nombre de délégués et b) s’ajuster si une forte hausse dans vos inscriptions survient? Si toutefois vous organisez un plus petit événement, ne tournez pas trop vite le dos aux centres de congrès, qui contrairement à la croyance populaire peuvent très bien accueillir un événement plus modeste. Considérez aussi les musées, les églises ou les centres de plein air qui peuvent rapidement se convertir en espace de réunions. Scrutez bien les besoins de votre événement et faites la liste de vos incontournables, qui peut inclure une connexion Wi-Fi, des technologies ultramodernes ou de systèmes d’évacuation d’eau pour la démonstration de certains produits. Rencontrez les représentants locaux et posez-leur vos questions, même les plus difficiles, afin de savoir s’ils peuvent vraiment donner satisfaction à vos priorités et vous assurer qu’ils seront à vos côtés « si-tout-va-de-travers » à un moment donné.

Pensez affaires-divertissement et plaisir en famille

Peu importe que vous planifiez des activités ou un souper relaxe, placez en haut de votre liste de priorités la combinaison affaires et divertissement. Vos participants voudront peut-être séjourner quelques jours de plus pour eux-mêmes. Assurez-vous alors que leur famille, qui voyage avec eux, ne s’ennuie pas à mourir! Vérifiez si la ville hôte possède une panoplie d’activités – tourisme, culture, divertissement, plein air, magasinage, jeux pour enfants –, qui peuvent plaire à des gens de tout âge et de tout milieu.

Mesurez la valeur de votre destination

Vous ne pourrez jamais trop parler de votre destination. Cela implique que lorsque vous explorez des localisations potentielles pour y tenir votre prochain événement, vous devez évaluer si la destination de votre choix sera facile à vendre à vos participants. La meilleure façon de provoquer des inscriptions est de miser sur le côté exotique et séduisant de votre ville hôte. Plus l’effet wow! est grand, plus vous créerez un buzz positif autour de votre événement. Mais n’attendez pas à la dernière minute! Plus vous commencerez tôt à faire la promotion de votre événement et de votre ville, plus le nombre d’inscriptions grimpera.

Vérifiez le calendrier d’activités

La plupart du temps, les dates d’un événement sont coulées dans le béton dès le départ. Une fois que vous avez réduit votre liste d’emplacements possibles à un petit nombre, vérifiez si vos dates correspondent à celles d’activités qui pourraient influencer votre congrès positivement – ou négativement. Y a-t-il des festivals importants prévus en même temps que votre événement? Si oui, ceux-ci peuvent devenir des options abordables pour vos activités de groupes. Y aura-t-il des congés statutaires ou religieux qui peuvent réduire les services? Est-ce qu’il y a des travaux de construction importants qui pourraient nuire aux déplacements locaux ou rendre l’accès à votre site difficile? Parlez à vos représentants locaux afin d’être certain de minimiser tous les cauchemars logistiques possibles.

Planifier un congrès ou une réunion ne signifie pas qu’il vous faut reproduire continuellement la même chose et garder vos vieilles habitudes. Vous pouvez briser les conventions et repousser les barrières en utilisant ces quelques astuces et en recevant l’appui d’experts en destination. Avec une attitude créative, vous serez certain d’entendre les oh! et les ah! que vous souhaitez lorsque vous annoncerez le lieu de votre prochain événement!