Collaborer avec un office des congrès et du tourisme (OCT) : entrevue avec la planificatrice d’événements Micki Lubek, CMP

équipe de Québec Destinations affaires
Québec City Convention Centre | Photo taken in 2019

Collaborer avec un office des congrès et du tourisme (OCT) peut s’avérer très judicieux lorsque l’on planifie une réunion ou un événement. Comme la COVID-19 chamboule l’industrie des congrès, les OCT s’imposent de plus en plus comme ressource essentielle dans ce domaine. J’ai rencontré des planificateurs d’événements canadiens pour apprendre comment chacun se débrouille en cette période de pandémie et ce que peuvent faire les OCT pour mieux soutenir la reprise. Lisez le premier article de notre série, une entrevue avec Stacy Thorpe, et le troisième, avec Gail Brathwaite.

M Lubek

Micki Lubek, une professionnelle agréée du milieu des congrès (certified meeting professional, CMP) travaille comme planificatrice d’événements d’entreprise pour le secteur de la finance de Toronto depuis plus de dix ans.

Elle a reçu le prix « Planner Member of the Year » de MPI, en 2016. Elle est une animatrice passionnée aux événements de l’industrie et demeure une mentore active. Elle croit que, dans le monde tourbillonnant de l’innovation technologique dans lequel nous vivons, les relations sont plus importantes que jamais.

Avez-vous déjà collaboré avec un office des congrès et du tourisme (OCT) auparavant?

Oui. Je fais habituellement appel à un OCT lors des étapes d’exploration et de demande de propositions. Un OCT représente un contact initial parfait pour se familiariser avec la destination en plus de proposer des occasions de réseautage.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important d’une relation avec un représentant d’OCT?

Je m’attends à ce que cette personne comprenne ce que je recherche et ce qui m’importe dans le choix d’une destination ou d’un site. Je veux que mon OCT partenaire fasse plus qu’une simple recherche Internet et qu’il soit mes yeux et mes oreilles sur le terrain dans la ville hôtesse. Je souhaite obtenir son avis personnel, honnête et réaliste de la destination, telle qu’elle est aujourd’hui. Par exemple, y a-t-il de la construction en cours? Doit-on composer avec la fermeture de certains sites? Ce genre de chose. Je veux que l’OCT sorte du cadre de marketing et m’informe de la situation réelle.

Votre travail serait-il le même sans le concours d’un OCT?

Avant la pandémie, oui. Depuis l’arrivée de la Covid, non. Comme nombre d’autres planificateurs, je ne peux pas voyager, donc j’ai besoin qu’on m’aide. Comme il n’est pas possible de visiter les sites, je dois me fier à la destination – et plus particulièrement à l’OCT – pour voir et entendre à ma place.  Au cours des quelques derniers mois, les OCT sont devenus pour moi un lien vital avec les gouvernements locaux qui peuvent m’informer des restrictions en place, des mises à jour et des réouvertures, des possibles fermetures, etc. Je leur suis véritablement reconnaissante de me faire part de leur perspective pendant la pandémie. Il faut que mon représentant d’OCT soit mon partenaire et m’apporte son aide dans ces domaines.

Les relations sont-elles essentielles à votre processus avant, pendant et après la planification d’un événement, d’un congrès ou d’un programme d’encouragement?

Toujours.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important de vos relations pendant la pandémie, qu’est-ce qui retient vraiment votre attention?

L’honnêteté en ce qui concerne les limites et ce que les gens vivent pendant la pandémie.

Je veux pouvoir échanger avec un être humain qui voit la situation réelle. Je veux que nous ayons une conversation et que nous trouvions ensemble des solutions. Il n’est pas possible de tout faire en ligne ou par des moyens automatisés. Un contact humain est nécessaire.

Selon vous, quelles sont les plus importantes ressources qu’un OCT peut vous procurer?

Une connaissance de la situation sur place, des liens avec les représentants des gouvernements locaux et un regard sur leurs interactions avec l’industrie locale des congrès.

Quel a été l’obstacle le plus important pour vous dans le cadre de la présente pandémie, en matière de planification?

Les outils de marketing datant d’avant la pandémie ne sont plus valables; par exemple, le nombre de centres de ski et le fait qu’ils poursuivent ou non leurs activités. Cela relève entièrement de l’honnêteté et d’une représentation exacte de ce qui fait la destination à l’heure actuelle.

Qu’attendez-vous des services d’OCT après la Covid? Les planificateurs devront-ils s’appuyer sur des services autres que ce qu’on leur propose déjà?

Je crois qu’il est trop tôt pour le savoir. En attendant, il est crucial de savoir ce qui est ouvert ou fermé, et ce qui est offert en dépit des circonstances. Par ailleurs, j’ai besoin qu’on m’informe des expériences adaptées qui sont offertes en ce moment.

Un OCT doit mettre en valeur les différents aspects qui sont réellement offerts. Par exemple, prenons les restaurants : les restrictions en place auront-elles des répercussions sur l’ambiance? Les pentes de ski sont-elles accessibles? Quelles sont les limites de capacité? Je dois pouvoir me faire une idée exacte de ce que représentent les restrictions qui sont imposées en ce moment. Si l’OCT fait l’éloge de ce qui se produisait dans le passé, il n’aide en rien le planificateur d’événements. Nous devons pouvoir faire de notre mieux avec les moyens à notre disposition maintenant.


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Susan Prophet

Basée à Toronto, Susan Prophet est directrice du développement des affaires pour Québec Destination affaires. Figure bien connue, elle compte plus de 20 ans d’expérience dans l’industrie touristique.

- Membre du conseil d’administration de MPI Global en 2012
- Présidente du conseil de MPI Canadian Foundation en 2011
- M & IT, intronisée au Temple de la renommée, bénévole de l'industrie en 2011
- Présidente de Site Canada en 2009
- Présidente de MPI Chapitre de Toronto en 2005

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