Collaborer avec un office des congrès et du tourisme (OCT) : entrevue avec la planificatrice d’événements Stacy Thorpe
Collaborer avec un office des congrès et du tourisme (OCT) peut s’avérer très judicieux lorsque l’on planifie une réunion ou un événement. Comme la COVID-19 chamboule l’industrie des congrès, les OCT s’imposent de plus en plus comme ressource essentielle dans ce domaine. J’ai rencontré des planificateurs d’événements canadiens pour apprendre comment chacun se débrouille en cette période de pandémie et ce que peuvent faire les OCT pour mieux soutenir la reprise. Lisez le deuxième article de cette série, avec Micki Lubek et le troisième, avec Gail Brathwaite.
Stacy Thorpe évolue dans l’industrie des congrès auprès de CWT Meetings & Events depuis plus de 20 ans. Elle a fait partie des équipes du marketing, de l'exploitation, de la gestion des comptes, du développement des affaires et des solutions d’événements et du repérage, ce qui a contribué à son bagage varié de connaissances dans l’industrie.
Dans son rôle actuel, elle utilise ce bagage pour monter des programmes créatifs, négocier des ententes avec ses fournisseurs et élaborer des budgets exhaustifs pour les projets de notre clientèle. Au fil du temps, elle a mis sur pied des programmes de tous genres et de toutes tailles pour des congrès, des programmes d’encouragement et des réunions. De plus, comme elle a voyagé dans plus de 53 pays au cours de sa carrière, elle a acquis des connaissances sur une multitude de destinations.
Avez-vous déjà collaboré avec un OCT?
Oui. Habituellement, j’engage un OCT pour vérifier s’il offre un programme d’encouragement à l’intention de mes clients ou s’il peut me seconder pour l’inspection d’un emplacement. Si je ne retiens pas les services d’un OCT, il se peut que je demande tout de même un coup de pouce pour trouver des emplacements hors site et des entreprises spécialisées en matière d’activités et de divertissement.
Les relations sont-elles essentielles à votre processus avant, pendant et après la planification d’un événement, d’un congrès ou d’un programme d'encouragement?
Oui, elles constituent probablement l’un des éléments les plus importants de la planification d’un programme. Lorsqu’une solide relation d’affaires est formée, l’OCT fait montre d’un plus grand soin et accepte plus facilement de dépasser les attentes formulées.
Quel est l'aspect le plus important de votre relation avec un OCT?
La connaissance et les relations dans le marché. Je veux que mon OCT soit un expert en la matière et qu’il m’aide à combler l’écart entre nous et les fournisseurs à la destination.
En quoi tout cela a-t-il changé avec la pandémie?
Je crois que, parce que les fournisseurs ont soit réduit leurs heures de travail ou complètement interrompu leurs activités, l’aide d’un OCT pour obtenir des réponses de leur part est devenu crucial pour me permettre de finaliser mes propositions.
Selon vous, quelles sont les plus importantes ressources qu’un OCT peut vous procurer?
Si nous ne faisons pas appel à une agence réceptive, les relations dans l’industrie, les contacts et les connaissances de l’OCT deviennent très importants pour moi. L’OCT est également une bonne ressource à consulter si je ne connais pas les hôtels d’une destination donnée et que j’aimerais en apprendre davantage à leur sujet. J’aime bien m'assurer de consulter un OCT pour connaître les récompenses particulières qu’il offre pour attirer des affaires à la destination visée, parce qu’elles peuvent entraîner des économies importantes ou représenter une valeur ajoutée appréciable pour mon client.
Quel a été l’obstacle le plus important pour vous dans le cadre de la présente pandémie, en matière de planification?
Je crois que l’aspect le plus difficile est, en fait, l’incertitude persistante face à l’avenir, vu la possibilité de vagues subséquentes et de fermetures prolongées. Une communication constante avec les OCT est cruciale pour comprendre les plus récentes mesures de santé et sécurité en place à la destination prévue d’un événement donné et pour savoir quels sites poursuivent leurs activités. En cette époque sans précédent, les OCT sont assurément les yeux et les oreilles sur le terrain des planificateurs d’événements.
