Collaborer avec un office des congrès et du tourisme (OCT) : entrevue avec la planificatrice d’événements Gail Brathwaite

Caroline de Québec Destinations affaires

Collaborer avec un office des congrès et du tourisme (OCT) peut s’avérer très judicieux lorsque l’on planifie une réunion ou un événement. Comme la COVID-19 chamboule l’industrie des congrès, les OCT s’imposent de plus en plus comme ressource essentielle dans ce domaine. J’ai rencontré des planificateurs d’événements canadiens pour apprendre comment chacun se débrouille en cette période de pandémie et ce que peuvent faire les OCT pour mieux soutenir la reprise. Cet article est le troisième de notre série, lisez le premier avec Stacy Thorpe, et le deuxième avec Micki Lubek.

Gail Brathwaite

Gail Brathwaite est la coordonnatrice des événements de marketing pour Endress+Hauser Canada.

Avez-vous déjà collaboré avec un OCT?

Oui, à Mexico et à Québec.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important d’une relation avec un représentant d’OCT?

L’honnêteté est primordiale. Je suis toujours très honnête et claire sur ce que je recherche, dès le départ. J’attends la même chose en retour de la part de l’OCT.

Votre travail serait-il le même sans le concours d’un OCT?

Cela dépend de la destination où se déroule l’événement.  Si je n’ai jamais visité la destination, l’OCT devient alors très important.

Les relations sont-elles essentielles à votre processus avant, pendant et après la planification d’un événement, d’un congrès ou d’un programme d’encouragement?

Absolument! Brasser des affaires avec une personne qui ne vous plaît pas peut être difficile. Ce sont les gens, et non seulement la destination, qui créent l’expérience.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important de vos relations pendant la pandémie, qu’est-ce qui retient vraiment votre attention?

Le soutien est toujours présent. Peu importe ce qui se passe, que l’on soit en train de planifier quelque chose avec eux ou non, nombre de personnes avec qui j’ai travaillé dans le passé ont communiqué avec moi, et j’ai communiqué avec eux.  Les gens sont bien moins indifférents qu’on pense!

Selon vous, quelles sont les plus importantes ressources qu’un OCT peut vous procurer?

Une relation solide avec un OCT est primordiale si l’on veut communiquer avec d’autres ressources locales à la destination. Par exemple, il est important que l’on vous présente aux fournisseurs locaux. Je recherche des échanges honnêtes et directs!

Quel a été l’obstacle le plus important pour vous dans le cadre de la présente pandémie en matière de planification?

Rien n’est réglé en personne. Tout est numérique! Il a fallu apprendre rapidement, mais cela n’est pas forcément mauvais. C’est parfois un peu alarmant, mais ça demeure faisable.

Qu’attendez-vous des services d’OCT après la Covid?  Les planificateurs devront-ils s’appuyer sur des services autres que ce qu’on leur propose déjà?

Oui, je crois qu’il faut examiner le monde virtuel lorsque l’on organise un événement à une destination, et possiblement prévoir une composante hybride. Les OCT doivent pouvoir rapprocher les planificateurs des ressources appropriées pour planifier et réaliser des événements hybrides. 

Les OCT seront également une ressource essentielle en ce qui a trait aux mesures sanitaires visant à assurer la sécurité des participants. Ils pourront fournir aux planificateurs des renseignements importants, comme à quel moment la chambre d’hôtel a été désinfectée, et si les normes d’hygiène d’un établissement donné ont été augmentées.


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Susan Prophet

Basée à Toronto, Susan Prophet est directrice du développement des affaires pour Québec Destination affaires. Figure bien connue, elle compte plus de 20 ans d’expérience dans l’industrie touristique.

- Membre du conseil d’administration de MPI Global en 2012
- Présidente du conseil de MPI Canadian Foundation en 2011
- M & IT, intronisée au Temple de la renommée, bénévole de l'industrie en 2011
- Présidente de Site Canada en 2009
- Présidente de MPI Chapitre de Toronto en 2005

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