Combinaison affaires-plaisirs: le secret pour susciter engagement et inscriptions

Stéphane Audet

Tous les organisateurs d’événements le savent : une bonne part de leur temps est consacrée à la logistique et aux stratégies à développer pour créer l’Événement qui sera le plus enrichissant et le plus passionnant jamais organisé. Que ce soit pour choisir les meilleurs conférenciers, les repas ou les activités de divertissement, les organisateurs peuvent remuer ciel et terre afin d’attirer les participants, les convaincre et les satisfaire. Toutefois, même si un bon programme et une solide stratégie promotionnelle sont nécessaires pour attirer des délégués, les organisateurs d’événements se servent aussi d’une arme secrète : la combinaison affaires-plaisirs.

L’expression affaires-plaisirs, du mot anglais Bleisure récemment créé (fusion de business et leisure), évoque l’idée de transformer un séjour d’affaires en une occasion pause-détente pour les congressistes et leur famille. Cette tendance, de plus en plus populaire, permet aux voyageurs d’affaires d’amincir la ligne qui sépare travail et plaisir. Il s’agit d’une vieille tradition que bien des professionnels utilisaient avant que bleisure devienne un mot-clic, mais une approche qui, depuis quelques années, devient une façon de faire très « branchée », qui peut avoir un impact significatif sur le succès d’un événement.

Mais en quoi la combinaison affaires-plaisirs est importante à considérer dans la stratégie de votre prochain événement ou congrès? Voici quelques raisons et astuces qui vous aideront à comprendre pourquoi cette combinaison devrait occuper une place importante de votre plan d’action.

1
Prévoyez du temps libre

Les études démontrent que les travailleurs du monde entier prennent de moins en moins de temps de vacances, ce qui les conduit souvent à l’épuisement. Un séjour de quelques jours de plus dans la ville hôte d’un congrès peut faire des merveilles pour eux.

Les organisateurs devraient donc prévoir du temps pour négocier des forfaits de séjours prolongés avec les hôtels et pour repérer des activités, pré et post événement, qui sont susceptibles d’intéresser des participants potentiels. L’émotion d’avoir (Youpi!) un ou deux jours de repos peut vraiment impressionner vos délégués en devenir.
2
Dites rebonjour à la famille!

Plus étonnants encore sont les sondages réalisés auprès des voyageurs d’affaires – dont plusieurs ont presque le passeport tatoué sur la main –, qui démontrent que les professionnels ne font pas que prendre peu de vacances, ils passent aussi moins de temps avec leur famille.

Créer un événement accueillant pour la famille – c’est-à-dire un événement où les délégués peuvent être accompagnés de leur conjoint et enfants, et participer à leurs propres activités – peut vraiment aider à augmenter les inscriptions et par ricochet la satisfaction des participants. Une excellente façon d’y parvenir est de prévoir des périodes consacrées aux conjoints et aux enfants. Recherchez des activités amusantes à faire pendant la journée, des propositions de restaurants familiaux et de belles attractions touristiques pour des gens de tout âge. En prime, vous serez étonnés des points bonis qui vous attendent si vous préparez un programme spécialement conçu pour les familles qui accompagnent vos participants!
3
Négociez les extra

En préparant votre programme affaires-plaisir, entraînez vos talents de négociateur. Outre pour les tarifs de séjours prolongés, pensez aussi à marchander des tarifs spéciaux pour les restaurants des environs, des gratuités pour des billets de spectacles ou du transport, des places de choix, des droits d’entrée VIP ou tout autre avantage. Disposer d’activités faciles d’accès et sans tracas peut vraiment aider vos délégués à relaxer après votre événement.
4
Prévoyez du temps de réseautage informel

Entre l’horaire chargé d’un congrès et les activités hors programme, il peut arriver que les professionnels trouvent qu’ils n’ont pas assez de temps pour réseauter réellement. Bien sûr, vous avez planifié un cocktail, un banquet et des activités hors site justement dans ce but, mais certains participants peuvent ressentir le besoin de disposer de plus de temps pour approfondir leurs relations. Pourquoi alors ne pas organiser une journée de plus pour des activités optionnelles et informelles afin que vos congressistes puissent échanger librement? Pensez au golf, à des visites guidées ou à des aventures plein air avec location d’équipements. Créez quelque chose de distinctif et de simple à la fois!
5
Rejoignez les employeurs et les RH

Que vous organisiez un événement pour la retraite d’une entreprise ou un congrès sur la vente, un petit extra de marketing adressé aux gestionnaires et aux équipes de ressources humaines ne fera pas de mal, car la combinaison affaires-plaisirs n’est pas seulement une façon d’améliorer le bien-être des employés, elle peut aussi faire partie intégrante des avantages qu’offre une entreprise. Qui plus est, certains organisateurs ont même remarqué que de plus en plus d’entreprises offrent cette combinaison à leurs employés en reconnaissance de leur bon travail.

Si les compagnies avec lesquelles vous faites affaire ont une politique affaires-plaisirs, assurez-vous de travailler avec eux à la promotion de votre événement et de la sélection que vous avez préparée pour eux. En échange de quelques efforts de marketing, vous transformerez des candidats potentiels en participants inscrits.

En tant qu’organisateur d’événements, vous avez besoin de vous différencier et d’offrir à vos invités des émotions et une expérience qu’ils ne trouveront pas ailleurs. L’option affaires-plaisirs est le secret. Elle peut pimenter n’importe quel congrès, lui donner l’originalité et provoquer l’enthousiasme que tous recherchent. Tout ça, en favorisant le succès de votre événement et l’engagement des participants.