Médias sociaux avant, pendant et après un événement

La gestion des médias sociaux, contrairement à la croyance populaire, demande réflexion au préalable et préparation en amont. Non, ce n’est pas qu’une question de publier une belle image sur Facebook ou faire un retweet, au gré du contenu qui circule déjà. Les médias sociaux font partie du mix communication-marketing et, à ce titre, exigent une approche stratégique dans leur utilisation.

Posez-vous ainsi la question : quel est l’objectif principal – ou les deux objectifs principaux – visé par une présence sur les médias sociaux?

• Mousser la notoriété d’un événement
• Inciter la participation à un congrès ou colloque
• Contribuer au positionnement et à une certaine image de marque
• Informer au sujet d’activités, programmes de conférence, ateliers, etc.
• Générer la conversation entre participants, l’organisation et les conférenciers

Vous aurez peut-être un ou deux objectifs secondaires aussi, mais si vous ne clarifiez pas vos objectifs principaux et secondaires dès le départ, vous risquez de vous retrouver avec une gestion de communauté déficiente, tirant dans tous les sens… sans avoir d’indicateurs de performance dignes pour mesurer le tout.

Vous aurez peut-être un ou deux objectifs secondaires aussi, mais si vous ne clarifiez pas vos objectifs principaux dès le départ, vous risquez de vous retrouver avec une gestion de communauté déficiente.

Avant l’événement

La première chose à faire sera d’organiser nos actions dans un calendrier éditorial. Il s’agit d’une règle d’or pour toute stratégie de contenu, mais encore trop peu d’organisation prenne le temps de se créer un calendrier éditorial. Ironique, au fond, quand on sait qu’un tel calendrier contribue habituellement à gagner du temps…

On voudra d’abord déterminer les grands thèmes et sujets qui devront être abordés au cours d’une période donnée. Idéalement, on construit la planification sur une base annuelle, mais au minimum cela devrait être sur une base trimestrielle. Dans un cadre événementiel, assurez-vous de couvrir l’avant, pendant et l'après de votre colloque ou réunion.

Assumant une planification annuelle, vous devriez être en mesure de découper selon:

• Les quatre saisons et les jours fériés : St-Valentin, Pâques, Halloween, etc.
• Les jalons importants de l’année : la relâche scolaire, les vacances estivales, la rentrée de septembre
• Les événements publics et marquants : international (les Jeux Olympiques, l’Euro 2018), national (élections, championnats) et provincial (tous les festivals, concerts et événements, tant à Québec et en région)
• Les sujets spécifiques à votre entreprise. Par exemple, pour un hôtelier de Québec, on voudra cibler les congrès, colloques ou conférences qui auront lieu durant la période donnée. Pour un service de traiteur ou fournisseur audio-visuel, l’emphase sera mis sur des élément différenciateur pour votre marque, vous voudrez peut-être tenir une chronique sur la gastronomie du terroir, ou partager des recettes du chef, par exemple. 

Une fois que vous avez brossé le portrait des grands thèmes et sujets, il est temps de regarder vos canaux. Ainsi, l’ensemble de ces sujets forment la base éditoriale de votre blogue, de votre magazine en marque blanche ou de votre page Facebook, mais vous devez insérer le tout dans un document maître qui agira à titre de carte routière. Que ce soit un chiffrier Excel ou Google documents, utilisez l’outil qui vous convient le mieux, mais l’important est de documenter le tout. Et de placer les sujets par canal, par mois, par semaine.

Les médias sociaux utilisés avant la tenue d’un événement seront habituellement ceux qui permettent un rayonnement vaste, mais ciblé, en fonction des auditoires qu’on cherche à atteindre. En plus du site web et des outils classiques tels que l’envoi de brochures par la poste ou infolettres sur une base fréquente, on cherchera à faire connaître le colloque ou congrès en question, la destination (Québec), ses atouts, sa restauration, son offre d’hébergement, etc.

Durant cette phase, on misera ainsi sur les contenus variés (textes, photos, vidéos), sur les plateformes populaires telles que Facebook, Pinterest, Twitter, Linkedin, Instagram, voire Snapchat.

Conseil : comme on le voit dans la publication Facebook de Québec Destination affaires, n’hésitez pas à partager les contenus publiés par les organisations et/ou participants, en amplifiant la portée auprès de votre réseau. Ils risquent de faire de même avec vos publications par la suite!

Pendant l'événement

Les médias sociaux qu’on privilégiera durant l’événement seront plus ancrés dans la proximité et l’immédiat. Bien que Facebook soit intéressant, on sait que son algorithme est capricieux et bloque plusieurs publications de page – il est souvent préférable de passer par les groupes, si vous en avez un associé à votre événement, pour communiquer aux participants.

On misera ainsi plutôt sur Twitter, Instagram et les applications mobiles événementielles pour atteindre notre auditoire, mais n’hésitez pas à diffuser des moments clés sur les médias sociaux éphémères, tels que Snapchat ou Instagram Stories. On aide ainsi à alimenter le buzz autour d’un événement, en le rendant d’autant plus attirant pour des éditions futures, ou pour des organisateurs d’événements qui recherchent une destination dynamique.

Après l'événement

L’événement est terminé et tout le monde est rentré à la maison, on fait quoi alors? C’est le moment de remercier les participants et l’organisation, mais surtout de relayer toute la rétroaction qui fera assurément surface par les médias sociaux, blogues et autres médias numériques.

On le voit dans cet exemple du FEQ qui partage un article de presse élogieux au sujet du festival, mais on peut également le faire avec des témoignages reçus, des photos partagées sur Instagram ou Facebook, voire des vidéos sur YouTube et ailleurs.
 

La portion postévénement est également idéale pour parler des préparatifs en vue de la prochaine édition, si celle-ci se tient à Québec bien sûr, mais aussi pour parler des artisans qui ont travaillé en arrière-scène au succès de l’événement. Rien de tel qu’une bonne accroche narrative (storytelling) pour du contenu efficace sur les médias sociaux!

Vous n’êtes pas sûr du média social à choisir pour vos actions? On vous invite à relire notre guide pratique à ce sujet.