Les futurs défis des organisateurs d’événements

L’industrie de l’événement a beaucoup évolué au cours de la dernière décennie. Les organisateurs d’événements ont dû s’adapter aux nombreux changements qui affectent l’essence même de leur travail.

Naturellement, chaque événement apporte son lot de défis et d’imprévus. Les organisateurs sont passés maîtres en la matière. Mais en discutant avec eux, j’ai constaté une préoccupation commune : l’évolution majeure de l’industrie.

Voici donc les principaux défis auxquels les organisateurs d’événement seront confrontés en 2019 et au cours des années à venir.

1
Délais plus courts

Par le passé, les organisateurs disposaient de plus de temps pour planifier leurs événements; on parle de mois et même d’années à l’avance. Aujourd’hui, comme le profil des participants a changé et que leur emploi du temps est surchargé, plusieurs associations, organisations et entreprises revoient leur stratégie et le format de leurs événements. Le temps alloué à la planification diminue considérablement, ce qui bouscule toutes les parties prenantes qui ont un rôle à jouer dans l’événement. Les organisateurs doivent donc être de plus en plus agiles pour faire face à cette nouvelle réalité.
2
Réservation du bon site

À cause des délais plus courts, les organisateurs d’événements doivent rivaliser d’adresse pour réserver les bons sites pour leur congrès ou rencontre, ou pour leurs activités hors site. Trop souvent, on demande aux organisateurs de retenir les sites les plus en vue dans une ville hôte à quelques mois seulement de l’événement. C’est la même chose pour l’hébergement, ce qui est encore plus difficile avec un grand nombre de participants qui veulent aussi disposer de temps de loisir avant ou après l’événement.
3
Sûreté et sécurité

Plus que jamais, les professionnels de l’industrie doivent évaluer et gérer les risques pour une grande variété de situations géopolitiques, de désastres naturels et autres menaces.

Peu importe où le congrès aura lieu, les bons protocoles et bonnes procédures de sécurité doivent être mis en place pour garantir la sécurité des participants et du personnel. Cela demande de travailler avec les autorités et les représentants locaux pour prévoir avec précision toutes les actions à prendre au cas où il surviendrait quelque chose. Enfin, les organisateurs d’événements ont aussi besoin de s’occuper des assurances et des autres aspects légaux afin de limiter la responsabilité pour tout dommage ou litige potentiel.
4
Savoir-faire technologique

Les innovations technologiques, les tendances émergentes en ligne ou les lois forcent les organisateurs d’événements à développer de nouvelles capacités et à jouer aussi un plus grand rôle dans le succès de leurs événements.

Pour les organisateurs d’événements, il existe aujourd’hui plusieurs solutions pour faciliter la logistique de leur événement, par exemple les inscriptions en ligne et les applications mobiles. Les médias sociaux sont très puissants pour augmenter le niveau de participation ou d’engagement. Certains se servent d’outils de gestion de la relation client, de recherches payantes, de campagnes de marketing et de reciblage par courriels pour stimuler l’intérêt envers l’événement comme tel ou envers son thème. En d’autres mots, les organisateurs d’événements doivent jongler avec la technologie comme jamais auparavant.

L’adaptabilité est donc une qualité clé que tous les organisateurs d’événements doivent posséder, car elle fait partie intégrante de leur travail. Comme communauté, les organisateurs d’événements doivent continuer à se réunir, à échanger leurs idées et à trouver de nouvelles manières de faire pour s’ajuster à une nouvelle génération de défis qui vont sans aucun doute affecter la profession pour les années à venir.