Sécurité, prévention et urgences : 5 conseils d’experts pour votre événement

Aujourd’hui, la gestion des risques est un élément incontournable pour les organisateurs d’événements, peu importe où ils se trouvent. Évidemment, plusieurs raisons justifient cette accentuation.

Premièrement, le paysage géopolitique et social actuel augmente les risques d’avoir à réagir à une urgence plus que jamais auparavant. Deuxièmement, les organisateurs d’événements ont beaucoup plus de responsabilités qu’avant et ont souvent à gérer des facteurs de plus en plus complexes qui peuvent eux aussi augmenter le niveau des risques pour leurs événements.

Ces deux raisons ont comme conséquence que les villes hôtes, les sites d’événements et les organisateurs eux-mêmes doivent constamment revoir leurs normes et mesures de sécurité afin d’assurer la quiétude de leurs participants.

Nous avons rencontré à ce sujet des experts de l’industrie : Sharda Sukdeo, B. A. CMP (Certified Meeting Planner) chez Eventures, Ellen Boddington, CMP, CMM (Certified Meeting Manager) chez Stellar Conference and Event Management Inc, et Sheila Lennon, CAE (Certified Association Executive), directrice générale à l’Institut canadien des économistes en construction. Nous leur avons demandé pour vous, organisateurs, quels étaient les cinq meilleurs conseils qu’ils vous donneraient pour prévenir le risque, assurer la sécurité des participants et gérer les urgences lors de vos prochains événements.

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Notez tous les risques potentiels de votre événement

Commencez par déterminer tous les risques possibles qui pourraient affecter votre événement de façon négative. Il n’est pas question ici d’envisager les pires scénarios possible, mais de penser aux questions liées à la sécurité de vos participants, à la sécurité du site (feu et autres urgences), aux allergies alimentaires, aux problèmes de santé, aux accidents, aux désastres naturels, etc.

Évaluez ensuite d’autres facteurs importants comme une situation d’eau non potable, de bris sur le site de l’événement, de pertes d’équipement, de problèmes de TI ou de protection de données, de conférenciers qui ne se présentent pas ou de fournisseurs qui ne livrent pas la marchandise ou la qualité promise. Ne laissez aucun risque échapper à votre attention.
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Étudiez les règlements locaux, les procédures et les coutumes

Une fois que vous avez en main une liste de risques assez complète, visitez votre site et vos partenaires en ayant ceux-ci en tête.

Vérifiez ensuite auprès des représentants du site et auprès de vos fournisseurs quels sont leurs plans contre les risques et jusqu’où va la responsabilité de leur personnel en cas de problème. Étudiez chaque contrat avec attention pour savoir, selon un risque donné, vers quel partenaire vous tourner et pour avoir une compréhension claire de leurs services d’urgence, politique d’annulation et clause d’attrition. Ne laissez aucune place à l’interprétation.
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Clarifiez les conséquences et les limites juridiques avec vos clients

Selon qui est votre client (une association ou une entreprise), découvrez qui est la personne responsable et qui a l’autorisation légale de signer au nom de l’organisation. De plus, parlez avec votre client à propos de la responsabilité légale de son organisation et de sa couverture d’assurance.

Cette information prendra une importante valeur advenant que vous ayez à revendiquer des compensations contractuelles ou à faire d’autres recours juridiques.
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Étudiez les règlements locaux, les procédures et les coutumes

Les villes hôtes n’ont pas toutes les mêmes règles et façons de répondre aux risques. Prenez le temps de discuter avec les représentants locaux pour bien comprendre ces règles et les procédures que vos partenaires d’événement appliquent en cas d’urgence.

Un autre aspect important dont il faut tenir compte est celui des lois et des coutumes locales. Il est très utile, par exemple, de savoir ce qui est déconseillé de faire ou ce qui est absolument illégal dans une localité donnée. Dans certaines villes, les participants pourraient être vraiment surpris de découvrir les codes de conduites ou vestimentaires. Devenez expert à propos de ce que vos participants peuvent et ne peuvent pas faire afin d’éliminer tous problèmes légaux ou conséquences malheureuses pendant votre événement.
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Concevez des plans de gestion des risques

Avec toute l’information que vous avez accumulée, il est maintenant temps pour vous de créer vos plans de gestion des risques : un pour votre équipe de gestion interne et votre client, et un pour toutes les personnes qui prennent part à votre événement.

Informez tous vos intervenants des risques potentiels et de leur rôle si une urgence survient. Fournissez-leur une information détaillée et centralisée, y compris les procédures et les numéros de téléphone. Vos participants devraient aussi connaître les limites de la responsabilité de votre client, de votre site d’événement et de vos partenaires. Une communication cohérente et répétée est essentielle pour éviter de tomber dans le piège de chercher un coupable.

Dans l’organisation d’un congrès ou d’une rencontre, la logistique entraîne souvent des risques. Mais avec une planification proactive et une bonne communication, vous contribuerez considérablement à la sécurité de vos participants et au succès global de votre événement.