Renseignements pratiques pour les congressistes

Les documents officiels requis pour les participants sont déterminés selon leur pays d’origine. Ils pourront, par exemple, devoir se procurer une Autorisation de voyage électronique (AVE) ou un visa, et fournir des données biométriques.

Pour entrer au Canada, les citoyens américains ont besoin d’un passeport valide pour au moins 3 mois suivant la date prévue de leur retour chez eux. Aucun visa n’est exigé pour les séjours de moins de 180 jours. Notons également que les visiteurs arrivant depuis les É.-U. qui ne sont pas citoyens américains devront consulter le site Web U.S. Customs and Border Protection (Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis) pour connaître les critères d’entrée aux É.-U. à leur retour.

Pour les participants provenant des quatre coins de l’Amérique du Nord ou même de l’Europe, se rendre à Québec peut être très facile. La ville de Québec se trouve dans l’est du Canada et son aéroport, l’Aéroport international Jean-Lesage, reçoit des vols directs en provenance des principaux carrefours du Nord-Est des États-Unis et du Canada. Ainsi, les délégués arrivant des É.-U. et de l’Europe n’auront qu’une correspondance sur leur trajet. Québec est également facile d'accès par le train ou l’autobus, ou en voiture.

Dès leur arrivée, les voyageurs auront le plaisir de découvrir qu’il est tout simple de circuler dans la ville elle-même. Dans le Vieux Québec, la plupart des hôtels, restaurants, lieux d’événements et attractions touristiques sont à distance de marche les uns des autres. On trouve aisément des taxis et le réseau de transport en commun est très bien établi, ce qui ajoute une option écologique et pratique pour se déplacer dans la région. Les planificateurs d’événements qui voudraient offrir à leurs participants la possibilité d’explorer la nature aux alentours sont choyés : il faut aussi peu que 20 minutes en voiture depuis le centre-ville pour trouver des activités en plein air.

Comme Québec est une métropole canadienne, sa devise officielle est le dollar canadien ($CA), disponible en coupures de 5, 10, 20, 50 et 100 dollars. Les pièces de monnaie utilisées à l’heure actuelle comprennent les pièces de 5, 10 et 25 cents, de un dollar et de deux dollars. Certains détaillants peuvent accepter les devises étrangères, mais le taux de change appliqué risque d’être moins avantageux que celui offert par les banques à charte, caisses d’épargne et de crédit ou bureaux de change.

Les cartes de crédit majeures, comme Visa, MasterCard et American Express, sont aussi largement acceptées – quoiqu’à des taux de change différents. Les personnes voyageant pour affaires peuvent également effectuer des transactions bancaires par l’intermédiaire des réseaux Plus, Cirrus et Interac, car il peut être préférable d’avoir avec soi de l’argent comptant pour certaines activités à la campagne ou pour faire des achats chez des producteurs locaux (par exemple, se procurer un panier de délicieuses fraises lors d’un passage à l’île d’Orléans).

Deux taxes s’appliquent aux produits et services achetés au Québec : la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %).

Le Programme d'incitation pour congrès étrangers et voyages organisés (PICEVO) procure aux promoteurs, aux planificateurs et aux exposants des réductions pour la TPS versée sur certains produits et propriétés utilisés dans le cadre de congrès tenus au Canada. Par ailleurs, une réduction pourrait également être offerte sur la taxe de vente du Québec (TVQ) à l’occasion d’un événement. Visitez le site Web du Programme d'incitation pour congrès étrangers et voyages organisés pour de plus amples détails.

Lors de l’organisation d’un événement à Québec, l’une des premières choses à faire, après la réservation de l’emplacement et de l’hébergement, est d’inscrire votre événement auprès de l’Unité des événements spéciaux d’Immigration, Refugiés et Citoyenneté Canada.

Cette unité est la source par excellence pour connaître les plus récentes exigences relatives à l’entrée au Canada et à l’obtention d’un visa. De plus, si votre événement comprend une foire commerciale ou des démonstrations de produits, l’Unité facilite énormément le processus d’obtention de visa, de même que l’expédition des produits en provenance et à destination de la frontière canadienne.

Un voyage à Québec promet d’être une expérience sans tracas. Si on y met un peu de recherche et de préparation, nos visiteurs d’affaires pourront profiter de tout ce qu’un séjour agréable à Québec peut leur procurer.