3 astuces clés pour le succès du premier événement d’un secteur

Que vous soyez un organisateur expérimenté ou un joueur clé de votre secteur désirant créer un événement innovateur, organiser le tout premier événement d’un secteur est un défi de taille qui permet dynamiser votre industrie et récolter la reconnaissance des pairs. Nous avons parlé avec Guylaine Demers, Ph. D., directrice du baccalauréat en intervention sportive de l’Université Laval, qui a organisé Conversation 2015, une rencontre sur les femmes et les filles dans le sport qui a accueilli plus de 200 délégués de partout à travers le monde.

Conversation 2015 était non seulement le premier congrès sur ce thème au Canada, mais aussi le premier événement que M^me Demers organisait. La rencontre a connu un tel succès que déjà une deuxième édition est prévue pour 2018.

Elle partage avec nous ses trois principales astuces sur la tenue d’un premier événement dans un secteur d’activité.

Entourez-vous d’experts

« Une personne ne peut pas se réveiller un bon matin experte dans la planification d’événements, dit M^me Demers en riant. Je me suis rapidement rendu compte qu’il y avait une foule de détails à considérer, encore plus parce que Conversation 2015 était le premier du genre dans mon domaine. »

M^me Demers a reçu l’aide du Cercle des Ambassadeurs de la ville de Québec, qui a joué un rôle déterminant dans le succès de son événement. « Le Cercle nous a donné accès à une richesse inestimable de ressources et d’experts qui nous ont soutenus dans tous les aspects de notre congrès – du marketing de l’événement à la logistique, en passant par le développement de relations avec des influenceurs clés. Avoir des spécialistes d’événements comme partenaire aide vraiment à augmenter la qualité d’un congrès. » Par ailleurs, s’associer à des experts locaux permet vraiment d’économiser temps et argent, et de limiter les risques d’erreurs.

Leçon apprise : Une fois que vous avez choisi une région pour votre événement, faites quelques recherches pour trouver les ressources locales qui pourront vous aider à l’organiser. Parlez avec les gens de la place, des organisateurs d’événements ou des agences de tourisme : ils vous aideront à trouver des fournisseurs fiables, un site adéquat et à cerner les éléments importants à considérer pour cet emplacement.

Parlez de la région, de la ville. Puis, parlez-en encore.

Emmanuel Coveney

« Nous avons choisi la ville de Québec très tôt dans le processus », précise M^me Demers. Même si Québec est le premier choix de plusieurs événements majeurs et qu’il a été relativement facile de « vendre » Québec comme destination aux commanditaires et aux participants, M^me Demers et son équipe ont été très consistantes dans la promotion de la destination choisie pour leur événement, jusqu’au dernier moment. « La ville de Québec est en quelque sorte une vente facile. Elle est belle. Elle offre un mélange unique de culture et de plein air. Il s’y tient de nombreuses activités pour tous les goûts. Nous avons évoqué tous les attraits de la ville, en mettant l’accent sur le charme de la culture francophone. Et nous n’avons déçu personne : les participants ont tout simplement été ravis par le caractère amical des Québécois, la nature, les installations sportives et les sites touristiques. Grâce à notre stratégie promotionnelle, plusieurs délégués sont restés quelques jours de plus, avec leur famille, afin de visiter Québec et découvrir la région. »

Leçon apprise : Plutôt que de copier/coller ce que vous trouvez sur le web à propos de votre emplacement, prenez le temps de parler aux gens de la place et découvrez le petit « Je ne sais quoi » sur la ville qui fera toute la différence. Oui, les bureaux de tourisme sont d’excellentes sources d’information, mais n’oubliez surtout pas d’échanger avec vos partenaires locaux : ils vous feront découvrir le petit « plus » dont vous avez besoin pour bien vendre votre destination. Cela vous fournira le contenu nécessaire pour créer des invitations irrésistibles pour votre public cible et vous aidera à vous éloigner des messages trop communs.

Faites la promotion de votre événement

Ne négligez jamais de faire la promotion de votre congrès ou de votre réunion longtemps à l’avance afin de bien établir sa crédibilité et de stimuler les inscriptions. Cela est encore plus vrai dans le cas d’un premier événement. « Il était crucial pour nous, dès le départ, de présenter de façon très claire ce que nous tentions d’accomplir avec Conversation 2015, ajoute Mme Demers. Nous avions une idée bien précise pour engager rapidement les leaders du secteur, les associations et les experts afin qu’ils nous aident, non seulement à concevoir le congrès, mais aussi pour qu’ils deviennent les ambassadeurs de l’événement.

Avoir une stratégie solide pour le contenu et un bon plan de communication est à la base du succès ou de l’échec d’un premier événement. « Nous n’avons pas attendu que notre stratégie soit prête de A à Z, ajoute-t-elle. Nous avons plutôt vendu “notre idée” de l’événement bien longtemps avant de commencer la planification. »

Leçon apprise : Créer les bons messages, engager les bons conférenciers et promouvoir votre événement sans arrêt en vous servant du meilleur média pour votre secteur sont les seuls moyens sûrs de vous faire remarquer et de vous assurer d’une grande participation. En ce sens, les médias sociaux, les campagnes par courriels, les blogues, les partenariats avec des influenceurs vous serviront à créer un intéressant effet domino, alors que les relations médias dirigées vers votre secteur d’activité installeront l’effervescence souhaitée autour de votre événement avant-gardiste.

Si vous songez à vous éloigner des sentiers battus pour l’organisation d’un événement distinctif ou à aider un client ou une équipe à faire leur marque dans leur secteur respectif, prévoyez quelques heures de plus pour créer des liens avec les experts locaux et pour bien peaufiner votre stratégie marketing. Faire connaître votre événement très tôt et y attirer les gens tôt devrait être votre leitmotiv.

« Le succès de Conversation 2015 peut être attribué à un mélange d’expertise, d’engagement et de plaisir, conclut M^me Demers. Curieuse maintenant de voir si nous réussirons à faire mieux en 2018! »