Tendances en organisation et design d’événements
Les organisateurs professionnels de congrès et les entreprises de gestion de destination cherchent à connaître les plus récentes tendances dans l’univers événementiel et à comprendre comment elles influenceront les prochains congrès.
Devant les attentes en constante évolution des clients, participants et commanditaires, il est important que les organisateurs d’événements se tournent vers l’avenir, tout en s’appuyant sur le passé, pour continuer à produire des événements ayant de la valeur pour les parties prenantes. Nous avons donc rencontré des planificateurs professionnels de congrès pour connaître leur vision des tendances qui devraient marquer l’année 2019.
Isabelle Desloges, CMP, est directrice générale chez JPdL, une entreprise en gestion de destination de Québec spécialisée dans l’organisation d’événements clés en main. Au cours des dernières années, elle a vu l’industrie de l’événement se transformer considérablement.
« Les organisateurs d’événements doivent, plus que jamais, planifier leur congrès ou colloque en tenant compte du fait que la vie professionnelle et personnelle de leurs participants est très remplie, dit Mme Desloges. Les événements sont de plus en plus courts parce que les participants sont pressés de retourner à leur travail ou à leur vie privée. Les gens tentent de tirer le meilleur du temps qu’ils passent dans des événements de formation ou de réseautage. »
Mme Desloges explique que pour attirer des participants, il est primordial que les organisateurs d’événements misent sur la création de programmes très ciblés, au contenu vraiment attrayant, car le temps où les participants assistaient passivement à des événements remplis de séances plénières est loin derrière.
« Aujourd’hui, les participants sont hyper occupés et préfèrent vivre des expériences interactives, voir de nouveaux types de présentation, échanger avec les conférenciers en temps réel, être actifs dans des ateliers pratiques, etc. L’expérience est beaucoup plus immersive et personnalisée, ajoute-t-elle. »
Cela signifie que les organisateurs d’événements doivent concevoir des microévénements en fonction des différents personas de leurs invités. Par exemple, les participants pourraient fournir des informations précises afin d’être ensuite dirigés vers des sessions plus petites ou des activités de réseautage orientées vers leurs intérêts et buts personnels. Ils pourraient aussi être invités à prendre part à des activités de visite hors programme adaptées à leurs attentes par rapport à la ville hôte.
Mettre l’accent sur le confort des participants
Nuange Poulin, chargée de projet chez DX – Mobilier événementiel, une entreprise de location de mobilier et décor haut de gamme, a remarqué que les organisateurs d’événements mettent de plus en plus l’accent sur l’expérience client. « Maintenant, les événements ont besoin d’impressionner les délégués pour capter leur attention et pour créer un souvenir durable, dit-elle. Les participants, commanditaires et conférenciers veulent être en action pendant leur événement, cela change inévitablement la façon de concevoir les événements. »
Un bon exemple est l’aménagement des lieux. Traditionnellement, l’aménagement des événements ressemblait souvent à ceci : une salle de style théâtre, des salles de classe, une salle de banquet et un lieu pour le cocktail. Maintenant, les organisateurs avant-gardistes créent des zones entièrement orientées vers les besoins du programme. « En ce sens, souligne Mme Poulin, les commanditaires veulent davantage que voir leur logo sur des écrans ou des feuillets. Nous concevons souvent des aires comparables à des bars lounge, offerts par un commanditaire, pour favoriser des discussions et des présentations plus intimes. » Une autre idée tendance pourrait être de créer de petites zones d’ambiance en disposant des tables et des chaises de différentes hauteurs.
Mme Poulin ajoute qu’une autre tendance importante de 2019 est le décor en soi. Auparavant, les événements s’articulaient autour de concepts sobres ou alors extravagants. « Les clients étaient souvent très polarisés par rapport à la vision qu’ils avaient de leur décor, explique-t-elle. Maintenant, nous voyons beaucoup plus de design éclectiques qui mêlent et marient des matières, des couleurs et des finis différents. Il y a aujourd’hui une juxtaposition entre les éléments classiques et organiques, minimalistes et détails audacieux, milieu du siècle et côté contemporain. »
