Trucs et astuces d’un pro de l’événement

La taille de l’événement compte

Souvent, les organisateurs d’événements peu expérimentés croient que les grands événements sont comme les petits événements, mais avec plus de participants et un plus gros budget. Cela ne pourrait être plus faux. « Lorsque vous planifiez un événement qui accueillera des centaines de personnes, vous devez dès le départ vous assurer que vous avez l’infrastructure, les ressources et la logistique requises pour satisfaire toutes ces personnes », explique M. Bolduc.

Qu’arrivera-t-il, par exemple, si vous avez prévu de recevoir 300 participants et que tout à coup, à cause de vos activités de marketing, vous réalisez que vous avez 150 inscriptions de plus? Est-ce que votre fournisseur d’hébergement sera en mesure d’accueillir ces personnes supplémentaires? Sinon, est-ce qu’un autre hôtel dans les environs peut vous réserver cette quantité de chambres? Sinon, pouvez-vous organiser pour ces nouveaux participants un transport abordable et simple, entre votre site et un autre hôtel?

Ne pensez pas juste au prix

Résistez à la tentation de couper dans vos frais d’inscription dans l’espoir d’attirer plus de participants. « Bien sûr, vous voulez rester dans des tarifs acceptables, précise M. Bolduc, mais ne mettez pas trop d’énergie à vouloir offrir des rabais et des promotions à tout prix. Concentrez-vous plutôt sur la valeur qu’aura votre événement pour vos participants, c’est-à-dire sur les conférenciers, le programme, les sessions satellites, les lieux d’activités hors site. Bâtissez votre contenu. Faites-le connaître. Et ils viendront. »

Recrutez des influenceurs et des experts dans leur domaine pour former votre comité de programmation; des gens qui ont un vaste réseau de relations. Non seulement ils vont vous bâtir un programme solide, mais ils vont aussi, grâce à leur réseau, attirer de grands conférenciers et des présentations percutantes.

Devenez un de vos participants

M. Bolduc sait que les organisateurs doivent constamment avoir une vision globale des objectifs et de la logistique de leur événement. « Mais vous devez aussi penser votre événement comme si vous étiez vous-même un participant, suggère-t-il. Oubliez quelques minutes tous les intervenants autour de la table, comme les commanditaires et les présentateurs et, le plus objectivement possible, demandez-vous : “Si je participais à cet événement, ça me plairait ou pas?” »

Évidemment, si vous organisez un événement scientifique sur la fibre optique, peut-être que le thème ne vous attirera pas trop, mais comme organisateur toutefois, vous pouvez faire des recommandations aux conférenciers afin de vous assurer que leur présentation sera dynamique, stimulante et non… endormante.

Pensez aussi à vos activités hors site. Est-ce que vos chercheurs en santé cardiaque préféreraient visiter en marchant ou prendre le bus pour aller découvrir un producteur local de fromage (ne sait-on jamais !)? Bref, parlez aux membres de votre comité organisateur afin d’avoir le pouls des participants.

Ne sous-estimez jamais le temps dont vous aurez besoin

Comme de nombreux organisateurs le savent, planifier un grand événement peut prendre un an ou deux (et même plus!). « Dès la minute où le site et la date de votre événement sont choisis, souligne M. Bolduc, commencez tout de suite à vous attaquer aux tâches qui vous demanderont le plus de temps. »

« Cela inclut la logistique de voyagement et de transport, les réservations d’hôtels et même la gestion de la bureaucratie liée aux douanes et aux visas internationaux. » M. Bolduc recommande aussi de vous familiariser à fond avec les règles pertinentes si vous attendez des participants en provenance de pays qui nécessitent des visas ou des exposants qui auront des produits susceptibles d’être un enjeu aux douanes. Travaillez conjointement avec les autorités locales et les experts pour garantir à vos participants et à vos exposants un processus d’obtention de visas et de douanes rapide et simple.

M. Bolduc fait aussi remarquer que plus vous disposez de temps pour planifier votre événement ­ et plus vous commencez tôt votre marketing – plus les participants, les exposants, les commanditaires et les conférenciers prévoiront le budget nécessaire pour y prendre part.

Une planification d’événement réussie demande de l’esprit d’initiative, conclut M. Bolduc. En étant toujours en avance dans votre planification, les organisateurs débutants et expérimentés arrivent à accomplir de vrais exploits. » 

À propos

Conferium compte sur une équipe de professionnels de l’organisation d’événements et a organisé plusieurs congrès scientifiques et universitaires qui ont nécessité des années de planification. M. Bolduc nous a parlé de quatre astuces qui pourront vous aider à préparer votre prochain grand événement.