Les visites d’inspection : gage de succès de votre événement
Selon Erin Dolan, gestionnaire de programmes – événements techniques à l’American Society of Mechanical Engineers (ASME), un organisme à but non lucratif comptant plus de 130 000 membres à travers le monde et tenant plus de 40 congrès et colloques par année, « les visites d’inspection font une grande différence dans le succès d’un événement, car elles fournissent des détails et des informations impossibles à trouver simplement en explorant un site internet. Grâce aux visites de familiarisation, vous bâtissez des relations et vous avez une meilleure compréhension de ce que votre ville hôte a à offrir. »
Si vous visez vraiment les plus hauts sommets pour votre congrès ou colloque, la visite des sites et des villes hôtes auxquelles vous pensez s’impose pour être certain que vous obtiendrez réellement ce pour quoi vous avez payé. Et même si le facteur temps peut inciter quelques organisateurs à remettre en question la pertinence des visites, les bénéfices obtenus dépassent largement les désavantages.
« L’ASME a décidé qu’il était temps de ramener au Canada l’International Design Engineering Technical Conference and Computer and Information in Engineering Conference (IDETC/CIE), explique Mme Dolan. Après le congrès de l’année dernière, les organisateurs et commanditaires nous ont encouragés à considérer Québec comme option pour l’événement de 2018. Nous avons donc fait une première sélection de villes canadiennes, comprenant entre autres Québec, et avons commencé nos recherches. »
Québec a remporté la course haut la main : elle a satisfait tous nos besoins… et même plus, précise Mme Dolan. Je suis immédiatement tombée en amour avec la ville. Je n’avais aucune idée qu’il existait une perle européenne à quelques heures seulement de New York!
Mme Dolan a été enchantée de travailler avec l’organisateur en chef d’événements techniques, le professeur Clément Gosselin de l’Université Laval à Québec, aussi titulaire de la Chaire de recherche du Canada en robotique et mécatronique, et membre du Cercle des ambassadeurs de Québec.
« Son aide sur le terrain a facilité la sélection de notre site et a été très appréciée, de même que son expertise. C’est lui qui m’a fait découvrir Québec. » Mme Dolan ajoute que le rôle de M. Gosselin consiste à concevoir et à superviser les aspects techniques et éducatifs du congrès et que son rôle à elle est de voir à la logistique globale ainsi qu’à la gestion du programme du congrès.
Mme Dolan et son équipe ont établi une liste de critères afin d’évaluer chaque ville. « Nous voulions une ville pouvant accueillir un peu plus de 1 000 participants, une ville facilement accessible de la plupart des grands centres américains, comptant des hébergements et restaurants de qualité et qui soit aussi abordable. Nous souhaitions aussi mettre une touche internationale à l’événement de 2018 afin que les participants aient le sentiment de découvrir une culture nouvelle et unique. »
L’équipe de planification de l’événement voulait aussi que la ville hôte dispose des infrastructures, des professionnels et de l’expertise nécessaires pour réussir un événement sans aucune anicroche. « Lorsque vous organisez un événement de cette ampleur, ajoute-t-elle, vous voulez être tout à fait sûr que les personnes en place sont vraiment capables de créer un événement selon votre propre vision, mais aussi qu’elles sont désireuses de le faire. Vous ne voulez pas vous retrouver seul avec vos problèmes au beau milieu d’une ville inconnue. »
« Québec a remporté la course haut la main : elle a satisfait tous nos besoins… et même plus, précise Mme Dolan. Je suis immédiatement tombée en amour avec la ville. Je n’avais aucune idée qu’il existait une perle européenne à quelques heures seulement de New York! » Mme Dolan a été particulièrement impressionnée par l’offre globale de Québec. Elle raconte qu’on lui a présenté plusieurs options de sites, d’activités, de restaurants qui offraient beaucoup plus qu’une offre ordinaire. « Finalement, les choix ont été difficiles à faire! »
Comme organisatrice d’événements américaine, la proximité et la logistique sont importantes. Québec et le Centre des congrès de Québec ont éliminé tous les obstacles et ont démontré à quel point il est facile d’organiser un événement dans la région.
Pendant sa visite de familiarisation à Québec, Mme Dolan a personnellement fait l’expérience de la culture française, a discuté avec des représentants locaux, a évalué les ressources événementielles et a vraiment ressenti la fibre distinctive de Québec. « Même si j’étais un peu nerveuse au début parce que je ne parle pas français, tout le monde m’a aidée à me sentir chez moi. La barrière linguistique n’existait pas », note-t-elle.
La 2018 International Design Engineering Technical Conference and Computer and Information in Engineering Conference prendra place à Québec, au Centre des congrès, du 26 au 29 août 2018. Plus de 1 000 ingénieurs d’universités, de gouvernements et de l’industrie se réuniront pour participer à des expositions, à d’importantes conférences et à des ateliers. « J’ai dit à mes collègues que j’avais très hâte de retourner à Québec l’an prochain, conclut Mme Dolan. La visite de février dernier va certainement être très profitable! »
Pour plus d’information sur cette conférence visitez le www.asme.org/events/idetccie.
