Comment devenir un ambassadeur d’événements à succès?

Formez une équipe multidisciplinaire

« Lorsque des leaders d’un domaine précis acceptent de tenir le rôle d’ambassadeur pour un événement, il est essentiel qu’ils s’entourent d’une équipe multidisciplinaire pour organiser leur congrès ou réunion, » explique M^me Nault.

« La plupart des ambassadeurs d’événements sont des spécialistes des sciences ou d’une industrie; ils ne sont pas nécessairement des organisateurs. C’est pourquoi ils doivent faire affaire avec une organisation ou un expert en planification d’événements pour préparer leur soumission, promouvoir la ville hôte, obtenir du financement et, une fois leur proposition retenue, peaufiner le contenu, le marketing et la logistique. »

Lorsque des leaders d’un domaine précis acceptent de tenir le rôle d’ambassadeur pour un événement, il est essentiel qu’ils s’entourent d’une équipe multidisciplinaire pour organiser leur congrès ou réunion, » explique M^me Nault.

Concevez une candidature percutante

L’ambassadeur d’un événement a avantage à se tourner vers des organisations comme le Cercle des ambassadeurs de Québec pour se faire accompagner dans toutes les étapes pré-événementielles. « Avec nos partenaires, nous aidons cet ambassadeur à préparer une candidature de qualité qui impressionnera les décideurs de l’organisation visée, » poursuit M^me Nault. 

« Notre rôle est de présenter la ville hôte, les sites potentiels d’événements, la culture locale et son histoire, les informations touristiques ou de voyages ainsi que les meilleures raisons expliquant pourquoi leur événement devrait se tenir à Québec. Nous pouvons même aller jusqu’à obtenir des lettres d’appui de personnes clés des gouvernements municipal, provincial ou fédéral. Toutes combinées, ces informations créent une présentation vraiment exceptionnelle. »

Priorisez le marketing et la promotion

L’ambassadeur d’un futur événement doit, trop souvent et des années à l’avance, se rendre aux différents événements que son association tient pour « faire campagne » en quelque sorte et promouvoir sa ville auprès des délégués, dans le but de les convaincre de venir dans sa ville hôte. « Comme les dates d’événements sont décidées deux, trois, quatre et parfois cinq ans à l’avance, un ambassadeur d’événements a beaucoup de travail de marketing à faire – avant et après le dépôt de la candidature pour engager les membres de l’association dans l’événement qu’il planifie. » 

M^me Nault recommande aussi aux ambassadeurs d’événements de travailler avec des experts en marketing afin de s’assurer qu’ils atteindront l’ensemble de leurs objectifs : augmenter le nombre de participants, attirer des commanditaires et des conférenciers, et maintenir les participants engagés avant, pendant et après l’événement. « L’ambassadeur d’un événement ne peut jamais faire trop de marketing », ajoute-t-elle.

Déléguez la logistique et concentrez-vous sur le contenu

La logistique est un autre aspect clé dont un ambassadeur d’événement doit se préoccuper. « Nous associons un ambassadeur avec des organisateurs d’événements qualifiés qui s’assureront que : a) l’événement se réalise sans anicroche et que b) l’ambassadeur de l’événement se concentre sur ce qu’il fait de mieux, c’est-à-dire, créer le contenu de l’événement, réseauter avec les membres de l’association ou les partenaires potentiels, et intéresser des conférenciers de renom et des commanditaires importants. À titre d’expert dans son domaine, l’ambassadeur d’un événement a besoin de se créer un écosystème de partenaires qui lui garantira que sa rencontre ou son congrès sera vraiment pertinent, avant-gardiste et innovateur, souligne M^me Nault. Un ambassadeur d’événements ne peut rien accomplir de tout cela s’il est constamment assailli de questions portant sur la logistique. »

Continuez à réseauter et à apprendre après votre événement

Une fois l’événement passé, plusieurs ambassadeurs d’événements ont envie de revivre l’expérience et d’organiser un autre événement un peu plus tard. M^me Nault explique qu’étant donné que l’industrie de l’événement et que les meilleures pratiques évoluent à la vitesse de la lumière, un ambassadeur d’événements qui songe à organiser un autre événement devrait vérifier auprès de ses partenaires s’ils offrent de la formation supplémentaire. 

« Le Cercle des ambassadeurs de Québec, par exemple, permet à un nouvel ambassadeur de demeurer membre du Cercle jusqu’à deux ans après la tenue de son premier événement afin qu’il puisse réseauter avec d’autres ambassadeurs, partager ses astuces avec les nouveaux venus, et, s’il organise un deuxième ou un troisième événement, participer à des formations supplémentaires. »

La dernière astuce de M^me Nault aux experts qui souhaitent devenir ambassadeurs? « Avoir un bon jugement, être bien structuré et être prêt à collaborer avec des experts en organisation d’événements. Mais, par-dessus tout, vous devez être extrêmement passionné par votre champ d’expertise et par votre ville hôte. Ces deux passions sont les ingrédients secrets d’un événement vraiment réussi! »