Quand déposer une candidature pour un congrès ressemble aux Olympiques
Comme les Olympiques d’été viennent tout juste de finir après des années de préparation, on peut s’amuser à comparer, à une plus petite échelle peut-être, ce qu’ont vécu les organisateurs des Jeux avec ce que vivent les organisateurs professionnels lorsqu’ils planifient un congrès ou une exposition. Réussir à donner le même niveau d’excellence à la planification et à la logistique relève de l’exploit.
Aviez-vous déjà remarqué les similitudes qui existent entre les villes qui posent leur candidature aux Olympiques et les organisateurs qui envisagent de tenir un événement dans un lieu donné? Tous deux ont beaucoup plus de points en commun que l’on pourrait le croire à première vue. Demandez à André Morin, vice-président ingénierie chez Hedzopt, ce qu’il en pense.
Au fil des ans, M. Morin a joué un rôle important pour attirer, à Québec, plusieurs événements d’envergure en ingénierie, entre autres le Ocean MTS/IEEE 2008, le Congrès 2008 de la section IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers), le Symposium international de la géoscience et de la télédétection 2014 (IGARSS), et plus récemment l’année dernière, le Congrès international sur le traitement de l’image (ICIP).
Un travail d’équipe
« On ne peut pas se porter volontaire et simplement engager sa ville natale dans un événement comme ceux-là, dit M. Morin en riant. Certaines de ces rencontres ressemblent à des Olympiques : le dossier de candidature présenté aux décideurs doit être impeccable. »
Prenons l’exemple du ICIP. Cet événement, commandité par la IEEE Signal Processing Society, est la plus importante rencontre portant sur les avancées technologiques et les résultats de recherche en matière de traitement de l’image et de la vidéo. Le processus de soumission des candidatures pour l’édition 2015, la plus grande jamais tenue en Amérique du Nord, a commencé aussi tôt qu’en 2009. « Dès le début, nous devions utiliser nos réseaux afin de créer l’équipe qui nous aiderait avec l’étape de présélection au Texas, en 2010. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec le Cercle des ambassadeurs de Québec qui s’y connaît à cet égard et qui a l’expertise qu’il faut pour monter ce genre de dossier. »
Présenter en un temps record
M. Morin, en collaboration avec le Cercle des ambassadeurs de Québec et le comité de planification préliminaire, ont ensuite préparé la présentation finale qui serait faite plus tard en 2010, à Hong Kong. « Un membre du Cercle des ambassadeurs de Québec et moi-même avons fait l’aller-retour à Hong Kong pour présenter notre dossier, en 7 minutes », se souvient-il.
Vous avez bien lu. Une présentation de 7 minutes. « Nous n’avions pas les 15 à 20 minutes qu’on nous accorde habituellement pour ce type d’événements. Nous devions présenter notre concept et la plus-value de tenir ce congrès international à Québec de façon succincte, mais convaincante, et attrayante en 420 secondes! On a vraiment joué toutes nos cartes! »
Ne trouvez-vous pas que cela ressemble étrangement aux sports olympiques que vous avez vus cet été?
Un engagement indéfectible
Après leur présentation, M. Morin et son partenaire sont revenus au Canada. « Il faut vraiment être convaincu de son projet et profondément investi dans son rôle pour s’envoler en Asie et en revenir, en un jour ou deux », ajoute M. Morin, avec humour.
C’est la ville de Québec qui a été choisie pour tenir le ICIP 2015. Le travail fut ensuite d’organiser cette rencontre qui accueillerait plus de 1300 participants pendant 3 jours. « Ça prend beaucoup de temps et de détermination pour organiser ce genre d’événements, et préparer une candidature. Mais la récompense est grande elle aussi lorsque vous constatez l’enthousiasme des participants et que vous recevez des commentaires élogieux de leur part après l’événement, ajoute-t-il. Ça vaut son pesant d’or! »
