Tenir un événement dans un musée? Astuces et avantages

« En tenant un événement dans un musée, vous offrez premièrement du temps à vos participants, du temps pour découvrir l’art local, l’histoire et l’architecture, explique M^me Légaré. Si un congrès ou autre type de rencontres leur impose un programme rempli de présentations et de réunions, les participants ont très peu de temps pour se plonger dans l’ambiance de la ville hôte. Une activité hors site dans un musée leur permet d’en apprendre sur la culture de la ville et sur son évolution à travers le temps. » 

Un autre avantage de tenir un événement dans un musée est que cela offre à vos participants un contexte vraiment intéressant qui leur permet de faire plus ample connaissance et de réseauter différemment. Comme M^me Légaré le fait remarquer : « Lorsque vos participants observent une œuvre d’art, ils ont alors un sujet sur lequel échanger qui est loin du travail, des conversations polies ou des formules usées d’entrée en matière. Un musée crée une expérience commune qui reste ancrée dans la mémoire des participants pendant plusieurs années. »

« Une chose est claire cependant, organiser un événement dans un musée n’est pas aussi simple à faire que dans une salle de réunion d’un hôtel par exemple, souligne M^me Légaré. Il faut se rappeler que la mission première d’un musée est de promouvoir l’art et de le présenter au public en général. » Cela signifie que, même si les musées sont très ouverts à l’idée d’accueillir des événements privés, les organisateurs doivent tenir compte du fait que les musées ont des heures d’ouverture. « Par exemple, au Musée national des beaux-arts du Québec, même si nous disposons d’une grande variété de salles et d’espaces pour tenir des événements, certains de ces lieux peuvent être ouverts au public pendant la journée. » 

M^me Légaré recommande de vérifier auprès du musée qui vous intéresse les heures d’ouverture et les politiques quant à la fermeture de certains secteurs de leur établissement. « Et souvenez-vous aussi, dit M^me Légaré, que parce que les musées sont ouverts au public, cela implique que le temps de montage et de démontage de décors peut être plus court. La vaste majorité des musées ne veulent pas réduire l’expérience de leurs visiteurs en fermant des sections, ou en ayant à certains endroits et pendant une longue période, des décors d’événements ou des travailleurs. » 

Une fois que vous avez choisi un musée, rappelez-vous que vous l’avez sélectionné parce que vous avez aimé ce que vous y avez vu et parce que les services qui y sont offerts vous convenaient. 

Les musées, ajoute M^me Légaré ont des missions et des normes précises à respecter sur la décoration, les équipements audiovisuels et les services de traiteurs, soit à cause des partenariats qu’ils ont établis ou à cause de leur politique interne. Plutôt que de vouloir modifier l’ambiance existante ou le décor du musée, servez-vous-en!

Avant d’en arriver avec une stratégie précise pour votre activité hors site, M^me Légaré recommande aussi de vous renseigner sur les règlements entourant la sécurité, le feu et l’eau. « Nous sommes responsables d’œuvres d’art et d’artefacts précieux ici. Il est donc important pour les représentants des musées et les organisateurs d’événements de travailler ensemble dès le départ afin d’aligner visions, attentes et possibilités. » Cela peut signifier d’avoir à reconsidérer l’endroit où vous voulez organiser un BBQ ou le lancement d’un modèle de voiture, par exemple. 

Finalement, M^me Légaré conseille aux organisateurs de vérifier auprès des représentants des musées les règles sur les droits d’auteur et les dangers en regard des photos et des vidéos d’œuvres d’art. « Les organisateurs d’événements doivent vraiment comprendre les règles de prise de photos et de captage par vidéo et en informer leurs participants, avant et pendant l’événement. Il serait dommage de décevoir un participant désireux de rapporter un “souvenir” en lui annonçant sur-le-champ qu’il lui est interdit de le faire. » 

M^me Légaré conclut : « Les musées sont des sites prestigieux – et totalement accessibles – pour y tenir n’importe quel type d’activités hors site. Les organisateurs d’événements ont simplement besoin de se rappeler que les musées sont eux-mêmes des œuvres d’art et doivent être manipulés avec soin! »