5 raisons de collaborer avec une agence réceptive

Régis Fleury

L’organisation d’un congrès peut s’avérer très exigeante, que vous soyez un planificateur d’événements chevronné ou une personne désignée pour qui la tâche est complètement nouvelle, spécialement en ces temps où les mesures sanitaires sont au cœur des priorités.

Heureusement, les agences réceptives sont là pour vous faciliter la tâche. Non seulement ces agences sont-elles d’impressionnantes mines d’information pour une ville donnée, mais elles disposent également d’un vaste réseau de ressources et de fournisseurs locaux.

Les agences réceptives de Québec se greffent à l’équipe de planification d’événements pour faciliter la réussite d’un événement donné. Jetons un coup d'œil aux cinq meilleures raisons pour faire appel au soutien d’une agence réceptive.

  • 1

    La capacité de créer des concepts et des expériences uniques

    En cette période de relance, Québec se réinvente et n’a rien perdu de ses attraits auprès des visiteurs. Vous voulez éblouir vos participants lors de votre prochain événement? Ne cherchez pas plus loin! Les agences réceptives savent bien comment miser sur les aspects qui rendent votre destination unique, comme sa culture, son histoire, sa scène gastronomique et son ambiance particulière – ce qui peut être plus difficile pour vous si vous ne la connaissez pas ou si votre dernière visite remonte à loin et avant la pandémie. Votre agence réceptive pourra créer pour vous des concepts hors du commun, où le respect des mesures sanitaires sera omniprésent, sans jamais entraver l’expérience positive de vos participants.

    Nicky de Champlain, directrice des ventes pour JPdL Québec, et Stéfane Ratté, directeur général d’Inscript, toutes deux des agences réceptives de Québec, sont fiers de dire que leurs entreprises peuvent concevoir des événements selon un thème donné et en tenant compte de la personnalité et des besoins des participants, tout en tirant parti des éléments qui font de Québec une destination si spéciale. Citons, à titre d’exemple, le charme européen de Québec et son histoire de plus de quatre siècles, qui font de la ville une toile de fond parfaite pour un voyage dans le temps qui enveloppe les participants d’histoire et de culture.
     

  • 2

    Une connaissance approfondie de la destination

    « La principale raison pour laquelle les planificateurs d’événements se tournent vers une agence réceptive est, je crois, le fait que celle-ci ait une connaissance approfondie de la destination, notamment de sa langue, des lieux d’hébergement et de réunion qu’on y trouve et des activités qu’on y offre », explique Mme de Champlain. « Notre expertise locale permet d’éliminer une grande part de la recherche habituellement liée à l’étape de la planification, en plus des incertitudes que les planificateurs d’événements pourraient avoir depuis la pandémie.

    Le fait de collaborer avec une agence offre la possibilité de découvrir des joyaux secrets que les visiteurs ne voient pas habituellement, et surtout, de savoir ce qui est présentement ouvert au public et quelles consignes sanitaires s’appliquent. Le concours d’une agence procurera au planificateur une meilleure appréciation de la ville hôte et lui permettra de concocter pour ses participants une expérience d’autant plus authentique et sécuritaire.

  • 3

    Une expertise ciblée en planification d’événements

    « La planification d’événements peut varier d’une destination à l’autre », précise M. Ratté. « Chaque ville hôte a son propre cachet, bien entendu, mais présente aussi son lot particulier de règlements et de normes, spécialement ces derniers temps. Une agence locale possède donc, en plus du savoir-faire nécessaire en matière de planification d’événements, les connaissances requises pour organiser un événement réussi dans sa ville. Nous pouvons prodiguer les conseils nécessaires pour que l’expérience se déroule sans anicroche et faire en sorte que le séjour soit optimisé et agréable. »

  • 4

    Des contacts locaux et des partenariats exclusifs

    Les derniers mois nous ont démontré l’importance d’encourager l’économie locale. Les agences réceptives entretiennent des liens solides avec une panoplie de fournisseurs locaux. Ces relations à long terme permettent aux planificateurs d’événements de profiter de prix avantageux, d’offres exclusives, d’une aide précieuse sur place et d’une logistique simplifiée.

    « Nous collaborons étroitement avec nos partenaires fournisseurs pour créer des expériences sur mesure passionnantes pour les participants et à l’image de Québec », poursuit M. Ratté. « Nous aimons aussi renouveler notre offre pour que les planificateurs d’événements n’aient jamais l’impression qu’on leur présente une solution à l’emporte-pièce ».

  • 5

    « Aux petits oignons » du début à la fin

    Les agences réceptives sont imbattables lorsqu’il s’agit d’offrir aux planificateurs d’événements la tranquillité d'esprit », affirme Mme de Champlain. « Il pourrait être facile de se perdre dans toutes nouvelles les mesures et la logistique supplémentaire qu’elles impliquent, mais nous accompagnons toujours nos clients avant, pendant et après un événement donné, pour nous assurer de la satisfaction et du bien-être de tous, en plus du respect des objectifs et des budgets établis.

    Mme de Champlain fait également remarquer que, même lorsque la planification est impeccable, des pépins peuvent toujours survenir lors d’un congrès ou d’un événement; des arrangements de voyage erronés, un bogue informatique, des problèmes par rapport au lieu de réunion... Les agences réceptives procurent du soutien aux planificateurs d’événements par la mise en place de plans de secours et de solutions de rechange. « Un planificateur qui tire parti des compétences d’une agence réceptive peut avoir confiance que son événement se déroulera sans heurts. »

    On voit bien en quoi une collaboration avec une agence réceptive peut apporter une valeur ajoutée à votre événement. Il s’agit d’une solution parfaite pour optimiser ses ressources, simplifier le processus lié à l’événement, réduire le stress et, plus que tout, s’accorder le plaisir de découvrir les multiples facettes de la ville.

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