5 raisons de collaborer avec une agence réceptive

Régis Fleury

L’organisation d’un congrès peut s’avérer très exigeante, que vous soyez un planificateur d’événements chevronné ou une personne désignée pour qui la tâche est complètement nouvelle. Si, en plus, vos connaissances en la matière sont nulles, les obstacles que vous aurez à surmonter s’en trouveront décuplés.

Heureusement, les agences réceptives sont là pour vous faciliter la tâche. Non seulement ces agences sont-elles d’impressionnantes mines d’information pour une ville donnée, mais elles disposent également d’un vaste réseau de fournisseurs locaux.

Les agences réceptives de Québec se greffent à l’équipe de planification d’événements pour faciliter la réussite d’un événement donné. Jetons un coup d'œil aux cinq meilleures raisons pour faire appel au soutien d’une agence réceptive.

  • 1 La capacité de créer des concepts et des expériences uniques

    Vous voulez éblouir vos participants? Ne cherchez pas plus loin! Une agence réceptive peut créer pour vous des concepts et des expériences hors du commun. Ces agences savent bien comment miser sur les aspects qui rendent votre destination unique, comme sa culture, son histoire, sa scène gastronomique et son ambiance particulière – ce qui peut être plus difficile pour vous si vous ne la connaissez pas.

    Nicky de Champlain, directrice des ventes pour JPdL Québec, et Stéfane Ratté, directeur général d’Inscript, toutes deux des agences réceptives de Québec, sont fiers de dire que leurs entreprises peuvent concevoir des événements dans le respect d’un thème donné et en tenant compte de la personnalité des participants, tout en tirant parti des éléments qui font de Québec une destination si spéciale. Citons, à titre d’exemple, le charme européen de Québec et son histoire de plus de quatre siècles, qui font de la ville une toile de fond parfaite pour un voyage dans le temps qui enveloppe les participants d’histoire et de culture.

  • 2 Une connaissance approfondie de la destination

    « La principale raison pour laquelle les planificateurs d’événements se tournent vers une agence réceptive est, je crois, le fait que celle-ci ait une connaissance approfondie de la destination, notamment de sa langue, des lieux d’hébergement et de réunion qu’on y trouve et des activités qu’on y offre », explique Mme de Champlain. « Notre expertise locale permet d’éliminer une grande part de la recherche habituellement liée à l’étape de la planification.

    Le fait de collaborer avec une agence offre la possibilité de découvrir des joyaux secrets que les visiteurs ne voient pas habituellement. Le concours d’une agence procurera au planificateur une meilleure appréciation de la ville hôte et lui permettra de concocter pour ses participants une expérience d’autant plus authentique.

  • 3 Une expertise ciblée en planification d’événements

    « La planification d’événements peut varier d’une destination à l’autre », précise M. Ratté. « Chaque ville hôte a son propre cachet, bien entendu, mais présente aussi son lot particulier de règlements et de normes. Une agence locale possède donc, en plus du savoir-faire nécessaire en matière de planification d’événements, les connaissances requises pour organiser un événement réussi dans sa ville. »

    Pour les planificateurs d’événements, organiser un tour du Vieux-Québec figure souvent à la liste des éléments à ne pas manquer », ajoute M. Ratté. « C’est vraiment génial! Nous pouvons prodiguer les conseils nécessaires pour que l’expérience se déroule sans anicroche. » Par exemple, il est préférable de visiter ce secteur à pied; un autobus pourrait avoir de la difficulté à naviguer certaines rues parce qu’elles sont trop étroites ou parce que la circulation de véhicules lourds y est interdite. « Déambuler dans les rues pavées du vieux pays est une bien meilleure idée! » conclut-il.

  • 4 Des contacts locaux et des partenariats exclusifs

    Les agences réceptives entretiennent des liens solides avec les fournisseurs locaux. Ces relations à long terme permettent aux planificateurs d’événements de profiter de prix avantageux, d’offres exclusives, d’une aide précieuse sur place et d’une logistique simplifiée.

    « Nous collaborons étroitement avec nos partenaires fournisseurs pour créer des expériences sur mesure passionnantes pour les participants », poursuit M. Ratté. « Nous aimons aussi renouveler notre offre pour que les planificateurs d’événements n’aient jamais l’impression qu’on leur présente une solution à l’emporte-pièce ».

  • 5 « Aux petits oignons » du début à la fin

    Les agences réceptives sont imbattables lorsqu’il s’agit d’offrir aux planificateurs d’événements la tranquillité d'esprit », affirme Mme de Champlain. « Nous accompagnons toujours nos clients avant, pendant et après un événement donné, pour nous assurer de sa bonne marche et du respect des objectifs et des budgets établis.

    Mme de Champlain fait également remarquer que, même lorsque la planification est impeccable, des pépins peuvent toujours survenir lors d’un congrès ou d’un événement; des arrangements de voyage erronés, un bogue informatique, des problèmes par rapport au lieu de réunion... Les agences réceptives procurent du soutien aux planificateurs d’événements par la mise en place de plans de secours et de solutions de rechange. « Un planificateur qui tire parti des compétences d’une agence réceptive peut avoir confiance que son événement se déroulera sans heurts. »

    On voit bien en quoi une collaboration avec une agence réceptive peut apporter une valeur ajoutée à votre événement. Il s’agit d’une solution parfaite pour optimiser ses ressources, simplifier le processus lié à l’événement, réduire le stress et, plus que tout, s’accorder le plaisir de découvrir les multiples facettes de la ville.

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