8 astuces pour réussir vos visites d'inspection

Imaginez que vous avez organisé un congrès ou un événement de A à Z et que vous y avez mis toutes les heures qu’il fallait pour que tout soit prêt à temps. Vous êtes pile dans les limites de votre budget et vos objectifs d’inscriptions sont atteints. Maintenant, pourrez-vous limiter les pépins logistiques afin d’offrir à vos invités une expérience exceptionnelle?

Les organisateurs d’événement s’entendent généralement sur une chose : la visite d’inspection d’un site est un des éléments les plus importants à faire. Cette inspection est votre assurance contre le petit détail qui peut faire dérailler tous vos plans pendant un événement.

Premièrement, elle vous permet de connaître un site beaucoup mieux que par l’entremise des beaux outils marketing ou des photographies séduisantes que l’on vous a fournis.

Deuxièmement, elle vous permet de montrer votre sérieux aux représentants d’un lieu d’événement, ce qui les incite en retour à tenir leurs promesses.

Troisièmement, en jouant vous-même le rôle d’un invité pendant votre visite d’inspection, vous pourrez voir de près ce qui a besoin d’être amélioré ou changé, afin d’assurer à vos invités une expérience mémorable.

Voici nos meilleures astuces pour une visite d’inspection réussie :

1
Dès le départ, planifiez dans votre budget au moins une, sinon deux visites d’inspection.

Eh oui, nous le savons : ces visites demandent du temps et de l’argent. Mais si vous obtenez le budget voulu dès le départ, vous ferez une première visite afin de réduire la liste des lieux potentiels, choisir votre lieu et signer votre entente. À la deuxième, vous peaufinerez certains détails de votre événement ou apporterez les changements nécessaires.
2
Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la critique.

Il est rare qu’un lieu hôte obtienne une note parfaite à tout coup de la part de tous ses visiteurs. Et des insatisfaits, il y en aura toujours. Néanmoins, prendre connaissance des commentaires des consommateurs sur des sites comme TripAdvisor peut vous rassurer dans votre choix ou au contraire augmenter votre vigilance à l’égard de certains détails importants.
3
Faites preuve de transparence avec les représentants de sites.

Expliquez clairement les objectifs de votre visite d’inspection. C’est une collaboration importante qui débute, dans laquelle vous investirez beaucoup de temps et d’argent pour réussir votre événement. Vous avez tout à fait le droit de poser autant de questions que vous le souhaitez et de rencontrer toutes les personnes que vous voulez pour aborder vos préoccupations.
4
Préparez-vous au pire des scénarios.

Notre but n’est pas d’être « éteignoirs », mais nous vous suggérons aussi de discuter avec les représentants d’un site au sujet de leur plan d’action et de vos options advenant un problème. Comment le site s’adapterait-il à une augmentation importante des inscriptions à la dernière minute (les salles de conférence sont-elles adaptables)? Et si une grève affecte le service? En cas d’urgence médicale, où se situent les hôpitaux les plus près et les centres de santé? Et s’il y a trop de groupes ou pas suffisamment d’équipements?
5
Testez et testez encore!

Demandez de pouvoir expérimenter le service vous-même. Goûtez la nourriture et les boissons. Testez la connexion WiFi. Logez dans une chambre identique à celles que vos participants réserveront. Méfiez-vous de la tactique marketing « une coche au-dessus » que peuvent vous offrir les sites d’événements : assurez-vous de vérifier l’ensemble, les chambres qui accueilleront vos invités et non la mise en scène organisée pour vous séduire.
6
Devenez espion

Pas pour vrai, bien sûr! Mais prenez quand même des photos, faites des vidéos et prenez beaucoup de notes pendant votre visite. Ne laissez aucun détail au hasard afin de vraiment connaître votre site sous tous ses angles, de voir comment le personnel se comporte avec les autres visiteurs, de sentir l’ambiance des environs en soirée, etc.
7
Jouez au touriste.

Même si aucune activité hors site n’est prévue à votre programme, il est important de visiter la ville hôte et d’essayer quelques-uns des restaurants ou sites touristiques recommandés. Renseignez-vous sur les transports locaux et sur leur accessibilité car, en dehors des heures de congrès, vos participants voudront peut-être sortir pour explorer les lieux – vérifiez alors si le secteur est intéressant et sûr pour des voyageurs d’affaires.
8
Mettez tout sur papier. Tous les petits détails.

Avant de signer quoi que ce soit, prenez votre liste de contrôle et vos questions. Assurez-vous que tout est bien inscrit dans l’entente, que vos demandes particulières ont bien été intégrées, que tout le monde s’entend sur les services couverts par le site et sur ce que vous avez à faire. Vous ne voudrez certainement pas, par exemple, avoir à courir d’un bout à l’autre de la ville pour dénicher un fournisseur de services audiovisuels que vous ne connaissez même pas parce que « oups! » ça n’avait pas été prévu au contrat. Un autre exemple de ce que vous voulez prévoir : dans le cas où un permis est requis pour votre événement, qui s’occupe de l’obtenir? Vous ou les représentants du site?

Certains organisateurs évitent les visites d’inspection sous prétexte qu’elles sont coûteuses et qu’elles prennent du temps. Pourtant, ce n’est pas parce qu’un site affirme que tout « baigne » que c’est effectivement le cas. Des visites d’inspection efficaces diminuent les risques de maux de tête ou de plaintes de la part des participants. Elles sont le moyen le plus sûr de vous assurer que votre événement se déroulera sans anicroche – pour le plus grand plaisir de vos participants.